Oplysninger om persondatabehandling - konsulenter og leverandører

Det selskab i NCC-koncernen, hvor du bliver benyttet som konsulent eller indlejet personale, eller hvis du er ansat hos en underentreprenør, er den NCC-virksomhed, der har benyttet din arbejdsgiver, den dataansvarlige i henhold til denne informationstekst.

Vi indsamler personlige oplysninger fra:

• Dig selv. Vi indsamler de personlige oplysninger, du selv afgiver til os, f.eks. i forbindelse med kommunikation.
• Din arbejdsgiver eller opdragsgiver. Vi indsamler de personlige oplysninger om dig, som din arbejdsgiver eller opdragsgiver deler med os, f.eks. for at administrere opgaven hos NCC.
• Pårørende og andre nærtstående. I forbindelse med en ulykke, sygdom eller lignende hændelse kan vi indsamle de personlige oplysninger om dig, som en pårørende eller nærtstående giver os.
• Selskaberne i NCC-koncernen samarbejder med hinanden og kan f.eks. i forbindelse med kommunikation dele oplysninger indbyrdes.
• Eksterne personer. Vi kan også indsamle personlige oplysninger om dig fra eksterne personer, som videregiver dine personlige oplysninger til os, f.eks. i forbindelse med kommunikation.
• Offentligt tilgængelige informationskilder. Ved henvendelse kan vi også indsamle personlige oplysninger fra offentligt tilgængelige informationskilder, f.eks. fra sociale netværksplatforme eller offentlige registre.

Hvilke personlige oplysninger, vi indsamler, afhænger af, hvordan du interagerer med os. Vi indsamler kun de personlige oplysninger, vi har brug for, hovedsageligt inden for følgende kategorier af personlige oplysninger:

• Identitetsoplysninger Oplysninger, der gør det muligt at identificere dig, f.eks. dit navn.
• Kontaktoplysninger Oplysninger, der gør det muligt at kontakte dig, f.eks. adresse, e-mailadresse og telefonnummer.
• Betalingsoplysninger. Oplysninger vedrørende betaling for opgaven, f.eks. timepris og udført arbejde.
• Faktureringsoplysningereks. betalingsbetingelser, omkostningssted eller referencenummer, antal timer, involveret personale.
• Profiloplysninger Oplysninger om din profil, f.eks. køn, alder, oplysninger om nuværende arbejdsgiver eller opdragsgiver.
• Kompetenceopgaver. Oplysninger om dine kompetencer, f.eks. uddannelse, erhvervserfaring, sprogfærdigheder og certificeringer.
• Billed- og lydmateriale. Oplysninger som f.eks. dit billede og din stemme, der er fotograferet eller optaget, f.eks. fotografi, film eller lydoptagelse.
• Kommunikation Indhold i kommunikation med os, f.eks. indhold i e-mails.
• Logoplysninger. Data i logfiler, f.eks. adgangslogs i vores it-systemer.
• Oplysninger om hændelser. Oplysninger om hændelser, f.eks. type, tidspunkt og sted og oplysninger om selve hændelsen.

Hvis det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen af personlige oplysninger, kan vi i visse tilfælde også indsamle og behandle andre typer personlige oplysninger.

Vi anvender dine personlige oplysninger til bl.a. at udføre opgaven, vurdere og følge op på aftaler og overenskomster, administrere og dokumentere virksomheden, i forbindelse med kommunikation, for at opfylde juridiske krav og for at overholde lovgivningen.

Herunder finder du en liste med yderligere oplysninger om, hvorfor vi anvender dine personlige oplysninger i forskellige tilfælde. Alle behandlinger af personlige oplysninger behøver ikke at gælde for dig, men hvilke behandlinger, du er omfattet af, afhænger af, hvordan du interagerer med os, og om du er konsulent, indlejet personale eller ansat hos underentreprenør. 

Udføre opgaven

Vi anvender dine personlige oplysninger til at udføre opgaven, f.eks. til at registrere grundlæggende oplysninger om dig, administrere brugerkonti og arbejdsværktøjer samt til at kommunikere med samme formål.

Fakturering

Vi anvender dine personlige oplysninger i forbindelse med fakturering af udførte opgaver, f.eks. for at kunne beregne og udbetale godtgørelse samt for at kommunikere i samme forbindelse.

Lede og fordele arbejdet

NCC behandler dine personlige oplysninger for at kunne lede og fordele det arbejde, du udfører i forbindelse med din opgave.

Kompetenceudvikling

NCC behandler dine personlige oplysninger for at tilbyde og gennemføre kompetenceudvikling, f.eks. i forbindelse med frivillige og lovpligtige kurser og uddannelser, samt for at sikre, at du har de nødvendige erhvervskompetencer.

Følge op på og vurdere aftaler og relationer

Vi anvender dine personlige oplysninger, når det er nødvendigt for at følge op på og vurdere forholdet til dig og din arbejdsgiver/opdragsgiver.

Afholde møder, events og andre aktiviteter

Hvis du deltager i et møde, en event eller en anden aktivitet, som vi arrangerer, anvender vi dine personlige oplysninger til at gennemføre mødet, eventen eller aktiviteten, f.eks. for at registrere din deltagelse, kommunikere med dig vedrørende aktiviteten og til at følge op på mødet, eventen eller aktiviteten.

Administrere lokaler

Vi bruger dine personlige oplysninger til at administrere vores lokaler, f.eks. til at administrere lokalereservationer, fejlmeldinger, it-supportsager og til post- og pakkehåndtering. Hvis du besøger en af vores byggepladser, behandler vi dine personlige oplysninger for at kunne registrere dig som besøgende, administrere parkeringstilladelser og give dig adgang til vores lokaler.

Kommunikere om os og vores virksomhed

Vi anvender dine oplysninger til at kommunikere om os og vores virksomhed, f.eks. til at offentliggøre oplysninger på vores digitale kanaler. Deltagere i reklameaktiviteter henvises til den til enhver tid gældende modelaftale, som indgås med de berørte personer inden fotograferingen.

Kommunikation inden for rammerne af opgaven

Vi anvender dine personlige oplysninger til at muliggøre kommunikation og til at kommunikere mellem medarbejdere og eksterne parter, f.eks. til at registrere og vise dine oplysninger i vores interne kontaktregistre og til at administrere e-mails og andre meddelelser i vores virksomhed, f.eks. til administration af de servicer, vi udfører.

Dokumentere virksomheden

Hvor det er relevant, anvender vi dine oplysninger til at dokumentere vores virksomhed, f.eks. til at administrere og gemme aftaler, beslutningsgrundlag, protokoller og præsentationer.

Gennemføre ændringer i virksomheden

Hvis vi gennemfører en ændring i virksomheden, behandler vi om nødvendigt, dine personlige oplysninger til samme formål, f.eks. for at gennemføre forhandlinger med berørte faglige organisationer.

Udrednings- og sikkerhedsformål

Vi anvender dine oplysninger til udrednings- og sikkerhedsformål, f.eks. til at administrere adgang til vores lokaler og til at administrere adgangs- og adgangskontrol til vores it-systemer. Til samme formål behandler vi dine personlige oplysninger i forbindelse med logning og opfølgning på brugen af it. Derudover kan vi bruge dine personlige oplysninger til at overvåge overholdelsen af vores interne politikker, procedurer og instruktioner, herunder udredninger i forbindelse hermed. Ved håndtering af hændelser i virksomheden, f.eks. sikkerhedshændelser, ulykker eller farlige situationer, og ved gennemførelse af undersøgelser i forbindelse med sådanne hændelser, kan vi også om nødvendigt, behandle dine personlige oplysninger. I undtagelsestilfælde, f.eks. ved konkrete mistanker om kriminalitet, kan vi gennemføre udredninger, som bl.a. kan omfatte besøg på stedet, gennemgang af e-mailkorrespondance og materiale fra videoovervågning samt interviews med berørte personer.

Følge op på og evaluere rekrutteringsprocessen

Vi anvender dine personlige oplysninger til at udarbejde rapporter på et overordnet niveau og statistikker med henblik på at følge op på og evaluere virksomheden.

Gennemføre spørgeskemaundersøgelser

Hvis du vælger at deltage i en spørgeskemaundersøgelse, som vi gennemfører, indsamler vi de personlige oplysninger, som du afgiver i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen.

Sikre teknisk funktionalitet og sikkerhed

Vi anvender dine personlige oplysninger til at sikre den nødvendige tekniske funktionalitet og sikkerhed i vores it-systemer, f.eks. i forbindelse med sikkerhedslogning, fejlhåndtering og sikkerhedskopiering.

Håndtering og imødegåelse af juridiske krav

Vi bruger dine personlige oplysninger, hvis det er nødvendigt for at fastslå, håndhæve og forsvare juridiske krav, f.eks. i forbindelse med en tvist eller en retssag.

Håndtering af whistleblowerrapporter

NCC behandler personlige oplysninger om personer, der forekommer i whistleblowerrapporter, for at kunne modtage, undersøge og give feedback på sådanne rapporter samt for at kunne træffe korrigerende foranstaltninger.

Adgang og registrering af tilstedeværelse på byggepladser

Hvis du udfører arbejde på en af vores byggepladser, behandler vi dine personlige oplysninger for at opfylde vores forpligtelser i henhold til skattelovgivningen vedrørende personaleprotokoller og for at fremme et sikkert arbejdsmiljø.

Vi træffer foranstaltninger for at sikre, at de personlige oplysninger, vi behandler, altid er beskyttet, og at vores behandling af dem sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler og vores interne retningslinjer og rutiner. Informationssikkerhed og sikring af passende beskyttelse af personlige oplysninger er afgørende for os. Vi bestræber os på at gennemføre sikkerhedsforanstaltninger i henhold til den internationale standard ISO 27000 for at fastslå et passende beskyttelsesniveau for oplysningerne og for at hindre og opdage videregivelse af personlige oplysninger til uautoriserede parter.

Herunder beskriver vi, hvilke modtagere vi deler dine personlige oplysninger med. Hvilke modtagere, vi deler dine personlige oplysninger med, afhænger af, hvordan du interagerer med os. Medmindre vi har angivet andet herunder, er modtageren ansvarlig for sin egen behandling af dine personlige oplysninger.

Serviceudbydere

For at kunne behandle personlige oplysninger deler vi oplysningerne med de serviceudbydere, vi benytter. Disse serviceudbydere leverer f.eks. it-service. Når serviceudbyderne behandler personlige oplysninger på vores vegne og i henhold til vores instruktioner, er de databehandlere hos os, og vi har ansvaret for behandlingen af dine personlige oplysninger. Serviceudbyderne må ikke anvende dine personlige oplysninger til egne formål, og de er juridisk og kontraktligt forpligtet til at beskytte dine oplysninger.

Din arbejdsgiver eller opdragsgiver

Til at udføre opgaven, til at følge op på og vurdere forholdet, i forbindelse med kommunikation og af udrednings- og sikkerhedsmæssige årsager samt til at kunne fastslå, håndhæve og forsvare juridiske krav, deler vi, hvis det er relevant, personlige oplysninger med din arbejdsgiver eller opdragsgiver.

Myndigheder og faglige organisationer

I visse tilfælde deler vi personlige oplysninger med faglige organisationer, f.eks. for at gennemføre en virksomhedsændring eller for at håndtere og imødegå juridiske krav (f.eks. i forbindelse med en tvist eller retssag).

Koncernselskaber

Selskaberne i koncernen samarbejder med hinanden og deler derfor oplysninger indbyrdes. I den udstrækning koncernselskaber behandler personlige oplysninger på vores vegne og i henhold til vores instruktioner, f.eks. for at udføre opgaven, er de databehandlere hos os, og vi har ansvaret for deres behandling af dine personlige oplysninger.

Hoteller og konferencefaciliteter

Vi deler dine personlige oplysninger med hotel- og konferencefaciliteter, f.eks. i forbindelse med afholdelse af møder, events og andre aktiviteter.

Andre modtagere

I visse tilfælde, hvor det er nødvendigt, deler vi dine personlige oplysninger med andre modtagere til visse formål.

Vi bestræber os altid på at gemme personlige oplysninger inden for EU. I nogle tilfælde deles dine personlige oplysninger med modtagere uden for EU/EØS-området, f.eks. serviceudbydere, vi benytter.

For at sikre, at personlige oplysninger er beskyttet, sørger vi for, at der er aftalt passende sikkerhedsforanstaltninger med alle de serviceudbydere, der administrerer dine personlige oplysninger uden for EU/EØS-området i lyset af modtagerlandets lovgivning. Normalt indgår vi aftaler om dataoverførsel, der indeholder såkaldte standardkontraktbestemmelser for overførsel af personlige oplysninger.

Hvis du ønsker yderligere oplysninger om, hvilke lande uden for EU/EØS-området vi overfører dine personlige oplysninger til, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger vi har truffet for at beskytte dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte os, se kontaktoplysninger herunder.

NCC gemmer dine personlige oplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, der fremgår af denne informationstekst, medmindre en længere periode er påkrævet eller tilladt i henhold til lokal lovgivning, som NCC er bundet af. Vi bruger følgende kriterier til at fastslå opbevaringsperioden:

• så længe vi har en løbende relation til dig (enten som person eller i din stilling i en af de virksomheder NCC benytter),
• så længe det er påkrævet i henhold til de juridiske forpligtelser, som NCC er bundet af (f.eks. skatte- og regnskabsforpligtelser),
• så længe det er hensigtsmæssigt på baggrund af vores juridiske situation (f.eks. gældende bestemmelser om forældelse iht. lovgivningen), og
• så længe det er nødvendigt af hensyn til andre berettigede aktiviteter (f.eks. opfølgning på leverandørrelation og dokumentation af virksomheden).